Tietosuojaseloste Työplus Yhtiöt Oy

Päivitetty 15.12.2022 

Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU 679/2016) 

1. Rekisterinpitäjä 

Työplus Yhtiöt Oy, y-tunnus 2661818-3 

Mariankatu 26, 67200 Kokkola 

2. Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa 

Tietosuojavastaava ja yhteystiedot 

Kaisa Myllymäki 

Puh. 040 806 8165 

Sähköposti: [email protected] 

Tietoturvavastaava 

Outi Paloneva, johtava lääkäri 

3. Rekisterin nimi 

Työplus Yhtiöt Oy:n asiakastietorekisteri Potilastietojärjestelmä Acute TT2000. 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Henkilötietoja käytetään asiakas-/potilassuhteessa työterveyshuoltolakiin perustuviin ennaltaehkäiseviin palveluihin sekä yleis- että erikoislääkäreiden sairaanhoitopalveluja koskevien tie-tojen käsittelyyn. Lisäksi henkilötietoja käytetään työnantajatietojen, potilaslaskutustietojen ja tilastotietojen keräämiseen, opetukseen sekä tieteelliseen tutkimukseen. 

Työplus Yhtiöt Oy:n potilasrekisteri muodostuu sähköisistä ja manuaalisista potilaskertomus-tiedoista, jotka on suojattu Työplus Yhtiöt Oy:n tietoturvaohjeistuksen mukaisesti. 

5. Rekisterin tietosisältö 

Potilaan yksilöinti- ja yhteystiedot 

– Etu- ja sukunimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ammatti 

– Työnantajatiedot 

– Terveydentilan ja terveysriskien määrittely ja terveydentilan seuranta 

– Suoritetut tutkimukset ja niiden tulokset 

– Konsultaatiopyynnöt ja -vastaukset Työplussan ulkopuolisilta palveluyksiköiltä 

– Hoidon suunnittelu ja hoitopäätökset perusteluineen 

– Todistukset 

– Laboratorio- ja röntgentutkimuspyynnöt ja -vastaukset ulkopuolisilta palveluntuottajilta 

– Ajanvaraustiedot 

Organisaatioasiakkaat 

– Sopimustiedot 

– Asiakasyritysten henkilöstötiedot 

– Asiakasyritysten laskutustiedot 

– Työpaikkaa koskevat selvitykset 

– Asiakasyrityksen toimintasuunnitelma 

6. Säännönmukaiset tietolähteet 

– Yritystiedot saadaan yrityksen kanssa tehtävästä sopimuksesta. 

– Asiakkaalta/potilaalta itseltään saadut tiedot. 

– eTyöplus-verkkopalveluiden kautta. OmaPlus- ja YritysPlus-palvelun tuottaja Oivahealth Oy kerää tiedot käyttäjältä käyttäjän rekisteröityessä palveluun, päivittäessä tietojaan ja käyttäessä palvelua.

– Asiakkaan/potilaan suostumuksella hänen omaisiltaan/yhdyshenkilöltään saadut tiedot 

– Hoitoyksikössä syntyvät tiedot 

– Muilta organisaatioilta potilaan luvalla saadut tiedot 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä (laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 13 § ”Potilaslaki”) ja henkilökunnalla ja terveydenhuollon ammattihenkilöillä on salassapitovelvollisuus kaikkeen potilaan hoidon yhteydessä saatuun tietoon. 

Potilastietoja luovutamme pääsääntöisesti aina potilaan yksilöidyllä suostumuksella tai mikäli asiasta on laissa nimenomaisesti erikseen säädetty. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. 

Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (784/2021) (”asiakastietolaki”) perusteella arkistoidaan ammattilaisten kirjaama jatkuva potilaskertomus Kelan ylläpitämään Kanta-palveluiden Potilastiedon arkistoon. 

eTyöplus-verkkopalveluihin tallennettuja tietoja ei luovuteta samaan rekisteriin kuulumattomiin tietojärjestelmiin ilman rekisteröidyn erillistä suostumusta. 

Potilastietoja luovutetaan viranomaisille ja muille tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus tietojen saantiin. 

• Ammattitautirekisteri 
• Stakes
  • Syöpärekisteri (manuaalisesti) 
• Fimea
  • Lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri (manuaalisesti) 
  • Rokotusten haittavaikutusrekisteri (manuaalisesti) 
• THL
  • Tartuntatautirekisteri (manuaalisesti) 
  • Rokotustiedot (Avohilmo) 

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Viranomaistahot mm.: 

Työplus Yhtiöt Oy:n ja eTyöplus-verkkopalveluiden käsittelemiä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet 

A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen) 

Potilasasiakirjat säilytetään Työplus Yhtiöt Oy:n potilaskertomusarkistossa, joka on arkisto-lain määräysten mukainen. Asiakirjojen käyttöä valvotaan. 

B. Sähköisesti talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus) 

Työplus Yhtiöt Oy:llä on sovitut, johtavan lääkärin hyväksymät periaatteet, joiden mukaan käyttöoikeudet työntekijäryhmittäin myönnetään. Kaikki käyttäjät allekirjoittavat käyttäjäsitoumuk-sen. Henkilöstöllä on käytössä varmennekortit potilastietojärjestelmään kirjautumiseen. Sijaisille käyttöoikeudet annetaan vain sijaisuuden ajaksi. Potilastietojärjestelmän lokitiedostoon tallentuvat kaikki potilastiedostoissa käynnit ja lokitiedostoja tarkistetaan säännöllisin väliajoin pistokokein. IT-laitteet ja palvelimet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. 

Tietojen luomista, käyttöä, säilytystä, arkistointia, hävitystä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietosuoja- ja tietoturvaohjeistuksella. 

Kaikki henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä koskevat vaitiolovelvollisuutta ja asiakirja-salaisuutta koskevat säännökset. 

Työplus Yhtiöt Oy:n sähköisten etäpalveluiden OmaPlus- ja YritysPlus-palveluiden sisältämät tiedot säilytetään palvelua tuottavan Oivahealth Oy:n ylläpitämillä palvelimilla, jotka sijaitsevat fyysisesti EU:n alueella tai ETA:n sisällä. Käyttäjätietojen käsittely vaatii vahvan tunnistautumisen. Käyttäjän henkilökohtaisiin tietoihin on pääsy vain henkilöillä, joiden
työtehtävien hoito edellyttää ko. tietoja. Tietojen siirto palvelimen ja käyttäjän välillä tapahtuu salatun yhteyden yli.

10. Tarkastusoikeus 

Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaan oikeus saada tietää mitä tietoja sinusta/edus-tamastasi henkilöstä on tallennettu Työplus Yhtiöt Oy:n ylläpitämään rekisteriin. 

– Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä 

– Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksissa 

– Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua va-kavaa vaaraa asiakkaan/potilaan terveydelle ja hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. 

– Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuodessa. 

– Tarkastusoikeuden toteuttaminen tapahtuu joko henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla rekisteritietojen tarkastuspyyntölomakkeella. 

Rekisteritietojen tarkastuspyyntölomake löytyy täältä.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 

Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaan oikeus pyytää, että sinua koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot oikaistaan ja puutteelliset tiedot täydennetään. 

Jos haluat henkilö- tai potilastietosi korjattavaksi, tee kirjallinen oikaisuvaatimus ja toi-mita se henkilökohtaisesti siihen Työplus Yhtiöt Oy:n toimipaikkaan, jossa olet asioinut. Pyynnön jättämisen yhteydessä henkilöllisyytesi varmennetaan luotettavalla tavalla, ajo-kortti, henkilökortti tai passi. Pyynnön käsittelee sinua hoitanut terveydenhuollon ammattilainen tai Työplus Yhtiöt Oy:n johtava lääkäri. 

Jos sinua hoitanut lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattilainen katsoo, että sinua koskevat tiedot eivät – esittämistäsi näkemyksistä huolimatta – ole käsittelyn tarkoituk-sen kannalta epätarkkoja tai virheellisiä, tietoja ei voida korjata. Potilastietoja ei voi myöskään korjata, jos niiden korjaaminen on vastoin sosiaali- ja terveysministeriön oh-jeistusta. 

Oikaisuvaatimukseen kirjataan, onko se hyväksytty tai hylätty. Mikäli asiakkaan vaatimus on oikeutettu, mahdolliset virheelliset merkinnät korjataan ja lähetetään Kanta-arkistoon (kor-jauksen tekijän nimi, asema sekä päiväys). Jos oikaisuvaatimusta ei hyväksytä, lomakkee-seen kirjataan perustelu hylkäämiselle. Sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuu-tetun käsiteltäväksi. 

Oikaisuvaatimuslomake löytyy täältä.